Stati, qualità e fatti personali (ad esempio data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza, ecc.) possono essere attestati con dichiarazioni sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni. Si parla in questo caso di "dichiarazioni sostitutive di certificazione" o "autocertificazioni".

L'interessato può anche fare dichiarazioni in merito a stati, fatti o qualità personali di cui è a diretta conoscenza. In questo caso si parla di "dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà".

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà sono di regola fatte contestualmente nello stesso modulo della domanda da presentare.
E' comunque possibile presentare dichiarazioni sostitutive scritte separatamente. Per facilitarne la presentazione sono disponibili dei moduli, sia specifici per le diverse situazioni da dichiarare, sia generici.

Ricordiamo che a norma dell'art. 76 del D.P.R. 445/2000 "chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico e' punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia".

Nei rapporti con le pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi si presentano solo dichiarazioni sostitutive (stante il divieto per le pubbliche amministrazioni di chiedere certificati). E' sufficiente firmare la dichiarazione dinanzi al funzionario incaricato a ricevere la documentazione oppure firmare, anche non in presenza del funzionario, allegare la fotocopia di un documento di identità valido e trasmetterla via posta, mail o fax.

I cittadini non comunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono dichiarare solo quanto è certificabile da pubbliche amministrazioni italiane.

Si ricorda che l'art. 30-bis del D.L. 76/2020 (Decreto Semplificazioni), convertito con modificazioni nella legge 120/2020, novellando l'art. 2 del D.P.R. 445/2000, ha previsto l'applicazione del DPR 445/2000 anche a tutti i soggetti privati, a prescindere dal loro consenso, i quali, pertanto, al pari delle Amministrazioni Pubbliche e dei Gestori di Pubblici Servizi, sono tenuti ad accettare le autocertificazioni e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà con firma non autenticata.

I privati richiedenti le autocertificazioni o le dichiarazioni sostitutive potranno poi verificare la veridicità di quanto dichiarato, su consenso degli interessati, rivolgendosi agli enti pubblici competenti.

Viene quindi meno la necessità per il cittadino di richiedere certificati anagrafici, fermo restando che gli stessi possono comunque essere richiesti e prodotti (solo ai privati) previo pagamento dell'imposta di bollo (16 euro) e dei diritti di segreteria (0,50 euro), salvo eventuali esenzioni previste dalla vigente normativa. Ugualmente possibile, se richiesta dal cittadino, l'autentica della firma in calce alla dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.